Дали е потребен бекап на Microsoft 365?

Бекап за податоци на Microsoft 365

Зошто треба да направите резервна копија на Office 365?

Со оглед на тоа што податоците на Microsoft 365 се складирани во облакот, на прв поглед може да изгледа дека нема причина да се направи резервна копија на овие податоци. Но, тоа не е заблуда.

Вистина е дека Microsoft создава непотребни копии на податоци помеѓу своите сервери и центри за податоци за да се осигура дека може да обезбедува непрекинати услуги без прекини (континуитет на работа) и дека неговата платформа е достапна за клиентите. Ако еден сервер не успее, други сервери со непотребни податоци може да се користат.

Сепак, Microsoft работи според моделот на заедничка одговорност  во облакот, при што Microsoft е одговорен за времето на работа и достапноста на инфраструктурата. Клиентот, од друга страна, е одговорен за заштита на податоците. Ова значи обезбедување на интегритетот на податоците, резервната копија и способноста за опоравување од инциденти со загуба на податоци паѓа на корисниците на услугите на Microsoft 365.

Сето ова значи дека Мајкрософт има сигурна инфраструктура со вишок податоци и одлични опции за failover (можност за автоматско и беспрекорно префрлување на сигурен резервен систем). Но, ова нема да им помогне на клиентите и организациите да ги вратат избришаните податоци што не биле предизвикани од проблеми во центрите за податоци на Microsoft.Microsoft не е одговорен за загубата на податоци предизвикана од страната на клиентот.

Причините за губење на податоци на Office 365 вклучуваат:

• Случајно или намерно бришење податоци од корисници и клиенти на Office 365.
• Податоците што биле исчистени по завршувањето на ограничениот период на задржување.
• Инфекција со Ransomware што ги корумпира податоците на корисничките компјутери и сториџот во облак, како што е OneDrive, инсталирани на заразени компјутери.
• Лошите актери ги бришат сите податоци од компромитирани (хакирани) кориснички сметки.

Други причини зошто е важно да се имплементира редовна резервна копија на Office 365:

• Регулативи и усогласеност кои бараат организациите да ги чуваат податоците и да обезбедат интегритет на податоците за одреден временски период
• Резервната копија обезбедува повеќе можности за побрзо и поефективно закрепнување
• Опциите за враќање, како што е двостепената корпа за рециклирање на Microsoft, обезбедуваат ограничена функционалност во издржливост и флексибилност
• Облак услугите на Microsoft се исклучително сигурни. Меѓутоа, во случај на нарушувања или прекини, имањето резервна копија може да и помогне на вашата организација да одржува непречено работење и да избегне застој.

Со оглед на сите закани за податоците во облакот, како и барањата за ревизија и усогласеност за организациите, резервната копија на апликациите и услугите на Office 365 станува клучна компонента за да се обезбеди достапност на податоците, интегритет и усогласеност со прописите.

Кои податоци за апликациите на Microsoft 365 треба да се бекапираат?

Услугите на Microsoft 365 работат со различни типови на податоци. Некои типови податоци се единствени за секоја апликација, а некои податоци може да се користат од повеќе апликации на Microsoft 365. Овој фактор влијае на пристапот кон резервната копија на Office 365 за секоја поединечна услуга или апликација.

Office 365 Exchange Online

Microsoft 365 обезбедува Exchange Online за поштенски сандачиња на административните корисници и Outlook Online за индивидуална употреба на е-пошта од корисниците. Корисниците можат да користат веб-интерфејс на Office 365 или клиент за е-пошта инсталиран во оперативниот систем. Ако корисникот користи клиент за е-пошта, локална копија од е-пораките се зачувува на уредот на дискот на локален компјутер (на пример, во PST-датотеки). Оваа копија може да се смета како резервна копија на е-пошта на Office 365, но не сите корисници користат инсталирани клиенти за е-пошта.

Во случај на користење на онлајн апликации, поефективно е централно да се прави резервна копија од поштенските сандачиња на сите корисници на Outlook Online. Покрај тоа, корисникот може да избрише порака во веб-интерфејс и клиент за е-пошта без можност даја врати со достапни алатки. Што се однесува до веб-апликацијата Outlook Online, избришанате е-пошта се брише најдоцна еден месец по бришењето. Имањето централизирана резервна копија на е-пошта на Office 365 може да помогне. Исто така, треба да забележите дека е-пораките може да имаат сложени структури, вклучувајќи прилози, покани за состаноци и слично. Снимањето на сите елементи сеопфатно може да биде предизвик. Запомнете го тоа при изборот на решение за резервна копија на е-поштата на Microsoft 365.

Бекап на Office 365 OneDrive

OneDrive е услуга за складирање на Office 365 која им овозможува на корисниците да складираат податоци во јавниот облак на Microsoft и да го користат овој облак сториџ како диск на компјутер со Windows. Копија на податоците на локален диск и во облакот Microsoft 365 може да се синхронизира. Ако корисникот избрише датотека од локален компјутер, оваа датотека исто така се брише во складиштето во облак и обратно. Истото се случува и во случај на напад на ransomware. Како резултат на тоа, датотеките зачувани во OneDrive може да се изгубат. Некои корисници може да го помешаат синхронизираниот OneDrive со резервна копија, но ова е уште една заблуда.

Корисниците можат да ги обноват избришаните датотеки од матичната корпа за отпадоци во облак услугата Microsoft 365 OneDrive користејќи верзии и eDiscovery. Сепак, максималниот период на задржување за избришаните датотеки е околу три месеци. Можете да прочитате повеќе за тоа како да направите резервна копија и да ги обновите датотеките на OneDrive со алатки на Microsoft.

Корисниците складираат широк спектар на типови датотеки во OneDrive (на пример, документи за Word, Excel, PowerPoint итн.), вклучувајќи историја на верзии и споделени документи кои може да имаат различни нивоа на пристап. Земете ги предвид овие информации при изборот на резервно решение на Microsoft 365 за OneDrive.

Резервна копија на Office 365 SharePoint

Microsoft SharePoint Online е Office 365 услуга за соработка, која им овозможува на корисниците да креираат внатрешни веб-локации и да поставуваат содржини за други корисници. SharePoint Online е една од најкомплексните апликации на Microsoft 365 за резервна копија бидејќи содржи многу типови податоци и овие податоци можат да бидат меѓусебно зависни.

Кога е потребна резервна копија на Office 365 за SharePoint Online, размислете за резервна копија од следниве типови податоци, во зависност од приоритетите на вашата организација:

• Збирки на сајтови. Треба да се направи резервна копија на цели збирки на сајтови за да се осигура дека се зачувани сите содржини, конфигурации, дозволи и поставки. Ова ги вклучува и тимските сајтови и сајтовите за комуникација.
• Документи и библиотеки. Направете резервна копија на сите документи, датотеки и ставки зачувани во библиотеките на документи низ колекциите на сајтови. Ова вклучува верзии на документи и метаподатоци поврзани со датотеки.
• Списоци и податоци за листи. Снимајте ги податоците и конфигурациите на списоците на SharePoint, вклучувајќи приспособени списоци, календари, задачи, соопштенија, контакти и многу повеќе.
• Конфигурација и поставки на страницата. Направете резервна копија од поставките на страницата, како што се темите на страницата, шаблоните на страницата, колоните на страницата, типовите содржини, навигацијата на страницата и приспособените скрипти.
• Дозволи на страницат и безбедност. Уверете се дека корисничките дозволи, групите и безбедносните поставки се бекапирани за да се одржуваат контролите за пристап и барањата за усогласеност.
• Податоци за апликацијата SharePoint. Ако вашата организација користи апликации или додатоци на SharePoint, проверете дали има резервна копија од податоците и конфигурациите на апликациите за одржување на функционалноста и интеграциите.

Имајте ги на ум овие типови на податоци на SharePoint кога избирате резервен пристап за SharePoint Online во смисла на резервна копија на Office 365. Матичните алатки за враќање на податоците на SharePoint Online, слични на OneDrive, вклучуваат корпа за отпадоци (до 93 дена), верзии, политики за задржување и eDiscovery. Можете да ги користите во одредени ситуации, но нивната функционалност е ограничена во споредба со вистинска резервна копија.

Бекап на Office 365 Teams

Microsoft Teams вклучува разговори, датотеки споделени во разговори или тимови, снимки од состаноци, белешки и друго. Различните типови на податоци и меѓусебната поврзаност помеѓу Teams и другите услуги на Microsoft 365 го комплицираат процесот на резервна копија:

• Пораки за разговор
• Тимови и канали
• Објави и разговори во канали
• Датотеки и документи
• Записи за состаноци и повици

Teams тесно се интегрираат со други апликации на Microsoft 365 како SharePoint Online, OneDrive for Business и Exchange Online. Податоците поврзани со Teams не се складираат на една локација – наместо тоа, тие се шират низ овие услуги. На пример, датотеките споделени во Teams се складираат во SharePoint или OneDrive, додека пораките за разговор се складираат во облакот Azure. Овој дисперзиран модел за складирање податоци го комплицира процесот на резервна копија.

Матичните алатки за резервна копија и обновување на Мајкрософт 365 ви овозможуваат да направите резервна копија и да ги обновувате податоците на Microsoft Teams на некој начин:

• Резервни опции во Security & Compliance за OneDrive
• Teams правила за во административниот центар на Microsoft Teams
• Резервни опции за Exchange Online за податоците за состаноци
• Политики за задржување комуникација преку пораки и разговори

Microsoft 365 оригинални опции за заштита на податоци

Опциите за резервна копија и обновување на Microsoft 365 се ограничени, како што можете да видите од објаснувањето за секоја опција за резервна копија на услугата. Опциите вклучуваат:

• Двостепена корпа за рециклирање
• Верзионирање
• Поставки за чување и судски спорови
• е-откривање

Овие алатки не се вистински алатки за резервна копија, туку политики за задржување кои помагаат да се задржат избришаните ставки подолго. Тие немаат флексибилност и доверливост на посветено резервно решение.

Грануларноста е ограничена кога станува збор за враќање на одредени ставки или верзии. Нема можности за долгорочно задржување. Има ограничување за историите на верзии и за временско враќање од корпата за отпадоци, што можеби нема да ги задоволи сите ваши потреби. Ограничувањата во времето и функционалноста на основните опции за резервна копија и обновување на Microsoft 365 може да доведат до разгледување на напредни решенија за заштита на податоци за резервна копија на Office 365.

Предизвици на Microsoft 365 заштита на податоци

Резервната копија и обновувањето на Microsoft 365 не е лесно, а има сет на предизвици:

• Податоци зачувани низ апликации и услуги. Microsoft SharePoint и Teams комуницираат со OneDrive. Типовите на податоци на Microsoft Teams ги користат и SharePoint, OneDrive и Exchange. Различни типови податоци се расфрлани низ различни услуги на Office 365, а правењето резервна копија од овие податоци на Office 365 може да биде предизвик.
• Ограничувања на домашните алатки за резервна копија. Матичните алатки нудат политики за враќање и задржување на ниво на ставка наместо вистински бекап. Не постои јасен начин да се изврши целосно, моментално враќање на податоците што ви се потребни.
• Недостаток на централизиран поглед на сите податоци и корисници. Матичните алатки за резервна копија и обновување на Microsoft 365 може да се конфигурираат од различни локации. Треба да ги проверите различните опции во различните администраторски центри на Microsoft 365, како што се административниот центар на Exchange Online, административниот центар на SharePoint Online, административниот центар на Teams итн. Опциите за резервна копија и обновување се расфрлани на различни страници. Пристапот, конфигурирањето и управувањето со нив може да биде предизвик.
• Ниска контрола на обновувањето на податоците. Кога користите алатки на Micosoft Office, опциите за тоа што да се опорави и каде да се опорави се ограничени. Временските точки за закрепнување се ограничени. Ако испратите официјално барање до Microsoft за враќање на сè, не можете да изберете што да повратите, а некои последно зачувани податоци може да се изгубат.
• Времето за обновување. Времето за обновување на податоците на Office 365 со домашни алатки може да биде големо поради големиот број рачни операции. Ако побарате од Microsoft да ги врати сите податоци во соодветната временска точка, потребно е време за обработка на вашето барање и нема опција да изберете што да обнови.

Резервна копија на Microsoft 365 со резервна копија и репликација на NAKIVO

За да се справите со предизвиците на резервната копија и обновувањето на Microsoft 365, размислете за користење на посветено решение за заштита на податоци наместо алатките вклучени во Office 365, кои не се целосно функционални алатки за заштита на податоците. NAKIVO Backup & Replication е универзално решение за заштита на податоци кое вклучува напредни алатки за правење резервна копија и враќање на податоците на Microsoft 365.

Предностите на заштитата на Microsoft 365 со решението NAKIVO:

• Поддршка за главните услуги: Exchange Online (корисници и групи), OneDrive за бизнис, SharePoint Online и тимови.
• Point-in-time обновување. Можете да конфигурирате каде да се прави резервна копија на податоците и временските интервали и да го автоматизирате процесот на резервна копија на Office 365.
• Флексибилност и подобра видливост на податоците низ платформите. Можете да менаџирате податоците на сите услуги на Microsoft да се заштитат со единствен централизиран интерфејс.
• Локално складирање. Предноста на складирањето на резервните копии на Office 365 во локално склад овозможува пристап до нив и нивно враќање доколку се појават проблеми со интернет конекцијата или ако се исклучат далечинските cloud услуги.
• Напредни опции за обновување. Можете да вратите одредени објекти на Microsoft Office 365 на оригиналната локација (изворниот корисник на Office 365) и на приспособената локација (друг корисник на Office 365) или да зачувате избрани објекти на Office 365 на вашиот локален компјутер. Обновените објекти може да бидат е-пошта на Outlook, датотеки на OneDrive итн.
• Подобро RPO (времето за закрепнување)  и RTO (точките за опоравување). Може да правите резервна копија од податоците почесто и побрзо да закрепнувате. Процесот на резервна копија е автоматизиран.

Решението NAKIVO користи API-и (интерфејс за програмирање на апликации) обезбеден од Microsoft за пристап до податоците на Office 365 на облак услугите на Microsoft 365, што ги прави едноставни и брзи процесите за резервна копија и обновување.

Побарајте го најсоодветото решение за заштита на податоците за вашиот бизнис. Контактирајте ги сертифицираните специјалисти за кибербезбедност на КАБТЕЛ.